総務・会計業務の効率化 ~RPA・AI-OCRとは？~

こんにちは！港区南青山で経理代行＆会計・資金調達コンサルティングを行っているMeguro Accounting&Consultingの古川です。

今回は総務・会計業務などに役立つツール、RPAとAI-OCRについてお話していきます。

RPAとは？

RPAとは、Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略で、ロボットによって業務を自動化できるシステムです。

仕事の流れを一度登録すればロボットがその業務を代行してくれるため、

一定のルールにしたがって繰り返し行うような業務との相性がよいといわれています。

RPAでできること

RPA化によって単純作業を自動化することができます。例としては、

「売掛・入金、買掛・支払いの経理業務」「Excelデータの入力・転記の事務業務」「顧客情報の管理・収集・レポート作成自動化の営業業務」「顧客情報の入力・予算・発注書・提案書を作成する建設業務」といったさまざまな単純作業の自動化が可能です。

RPAでできないこと

RPAでは、自分で判断することはできません。チェックすることもできないことはないですが、不得意な分野に入ります。

大量に同じことを繰り返す作業に向いていますが、登録の手間を考えれば、一回限りの作業には向いていません。

これまでのRPAの話は、デジタル化ができている資料が前提になります。

そこで、紙媒体をデジタルに変化するツールであるAIｰ OCRが重要なツールになってきます。

AI-OCRとは？

OCRは、画像データに記載されている文字を抽出し、文字データに変換する光学文字認識機能です。

OCRにAIの技術を組み合わせたAI-OCRは、文字の補正精度を飛躍的に向上したものです。従来のOCRでは難しかった手書きの文字列の読み取りも可能になってきています。

AI-OCRのメリット

①ペーパーレス化

書類や文書を電子データ化することで、オフィスのペーパーレス化を実現することができます。

例えば、名刺もAI-OCRで読み取ってしまえば整理や管理がしやすくなるため、いつまでも取っておく必要がありません。

ペーパーレス化が進むと、これまで書類を保管するために使用していたスペースや、管理の効率化を図ることができます。

②情報のデータベース化

資料をAI-OCRで読み取って電子データ化することでデータベース化が可能です。

紙資料では時間がかかっていた検索が瞬時に可能となり、社内での情報共有もしやすくなります。

RPAとAI-OCRの連携

AI-OCRで読み取ったデータの抽出、ファイル作成、データ転記といった一連の業務を人に代わってRPAが実行することで、作業の自動化が可能となります。

RPAとAI-OCRを連携させることで、さらなる業務の効率化が可能となります。

まとめ

単純作業、付加価値の低い業務の自動化により、人間は高付加価値の作業を重点的に行うことができます。

さらに、自動化すれば、作業品質の安定化や、作業時間の短縮、コストの削減などさまざまなメリットがあります。

結果として 会社全体の生産性の向上（１人当たりの売上高の向上）を図ることができます。

弊社では、会計業務はもちろん・業務プロセス全体にわたったDX化のサポートも行っていますので、ご興味のある方は是非一度お問い合わせいただければと思います。